乍一聽檔案管理，感覺很高深，其實在中國，只要是讀過書的人基本都會有一份記錄自己的人事檔案。裡面記錄了你的主要經歷，如各個時期的學籍檔案、入團、入黨的記錄...

這個檔案叫作人事檔案，一般存在當地的人事局、人才交流中心、教育局，如果你是應屆畢業生，畢業時記得要將檔案提走交回你戶籍所在地。

企業的檔案一般分為幾種：技術（業務、產品）檔案、客戶檔案、法務檔案（合同協議）、來往公文檔案、財務檔案、工作計劃、總結檔案、員工人事檔案等，每個企業根據規模和實際情況可能類目和數量區別較大。

作為行政文員，做好自己企業的檔案管理，會讓你繁複的工作輕鬆起來。

上述幾種檔案有的可能會存在業務部門，有的會在各部門流轉，有的在領導辦公桌上放著。怎麼收集歸納，就需要先制定一個相對健全的檔案管理制度，選用固定的方式分門別類和裝訂、固定的場地存放，固定的時間收集、固定的時間整理，固定的時間檢查。剛開始，大家不習慣之前，可能會覺得這個事可做可不做，但是通過一段時間的堅持後，你會發現，工作中遺忘的材料總能按目錄找出，各種決定決議可以很方便的照類型和日期找到。

有些新入職的文員可能難以理解每一份檔案裡面都有什麼東西，如員工的人事檔案，這份檔案是改名員工自入職至今的所有表格或者材料。包括：入職審批表、薪酬調整、處罰決定、獎勵、調動審批、個人總結、證件照、學歷證明、等級證書、健康證、勞動合同、身份證複印件等和員工自身相關文件。從這些文件可以成為員工升遷調動的依據，也是在企業的完整的記錄。

每個人的記憶力都是有限的，不可能隨時記住所有的數字或條款，建立檔案管理的意義就在於，對於任何遺忘都可以通過查閱檔案的方式找到原件，從而解決問題。